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CiviCRM: Die eigenen Aufgaben im Blick – Activity Report anpassen

Mit Hilfe von Activities (dt. Aktivitäten) könnt ihr alle Aufgaben mit eueren Interessenten einfach erledigen. Gleich nach der Anmeldung bei CiviCRM könnt ihr euere Aufgaben im Dashboard sehen – wenn ihr den entsprechenden Report (dt. Bericht) angepasst habt. Das geht mit wenigen Klicks.Hintergrund:
Activities sind eine tolle Funktion. So könnt ihr beispielsweise die Anmeldungen zu euerem Newsletter im Blick behalten und Tippfehler neuer Abonnenten sofort verbessern – dazu könnt ihr bei vielen Prozessen automatisch eine Activity anlegen. Diese sieht ein Bearbeiter sie in seinem Dashboard direkt nach der Anmeldung bei CiviCRM. Es gibt aber ein Aber: der Activity-Report von CiviCRM zeigt Aktivitäten aller Nutzer an – nicht nur die eigenen. Das ist unübersichtlich.

Aufgabe:
Den Activity-Report so anpassen, dass er nur die aktuellen Tasks des Nutzers anzeigt.

Lösung:
1. Eine Kopie des Berichts erstellen
Reiter „Report Settings“ aufklappen, „Save Report to…“ klicken. Dadurch bleibt euch der Original-Report als „Backup“ erhalten.
2. Namen vergeben und als Dashlet zugänglich machen
Dem neuen Report einen aussagefähige Namen und Beschreibung (Report Title/Description) geben & das Häckchen bei „Available for Dashboard“ setzen. Dadurch steht er den Nutzern nach dem Einloggen auf Wunsch zu Verfügung
3. Bericht auf den jeweiligen Nutzer beschränken
„Limit to Current User“ auf „is equal to“ und „Yes“ setzen. Diese Option sorgt dafür, dass jeder nur die für ihn bestimmten „Activities“ sieht.
4. Option: nur unerledigte Aufgaben anzeigen
„Activity Status“ „is one of“ auf „Scheduled“ setzen. Weitere Optionen bzw. Berichte können natürlich für euch sinnvoll sein; hier müsst ihr überlegen, welche Infos ihr braucht und entsprechende Lösungen entwickeln. Habt einfach Mut für „Try it and error.“
5. Rechte setzen: Permission und/oder ACL Gruppe aktivieren
Gemäß eueren Datenschutz-Richtlinien auswählen, welche Berechtigung vorliegen muss, um den Report zu sehen; am einfachsten geht dass vermutlich mit den entsprechenden Drupal-Roles. Dieser Hinweis fehlt im Handbuch.

Es braucht also wirklich nur wenige Klicks. Mich hat es aber einige Versuche gekostet, den Trick mit den Rechten zu finden – der gilt natürlich auch in anderen Fällen. Wenn ihr Fragen bei der Einrichtung von Reports habt, wendet euch einfach an die Mailingliste des Vereins „Software für Engagierte“.

activities report civicrm
Aktivitäten-Report bei CiviCRM einstellen.

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